چگونه یک تقدیرنامه جادویی برای مشتری بنویسیم و ارسال کنیم

تصور کنید به خونه رسیدید و با یک نامه ی واقعی غافلگیر شده اید – یک نامه واقعی – نامه ای واقعی در آمیخته با نامه های الکترونیکی شما – که از میان انبوه ایمیل های تبلیغاتی روزانه توانسته در صندوق شما مُهر ویژه خود را نشان دهد.

روی آن نوشته: ما عضوی از تیم ارسال نامه برای طرفداران شرکت خود هستیم. ما فکر می کنیم شما هم عضوی از ما و خانواده ما هستید.

این یک عنوان مناسب برای شروع یک یادداشت تشکر دست نویس است. یادداشت دست نویسی که چنین باشد می تواند برای دریافت کننده مثل خورشید دم صبح گرما و نورش را بتاباند – و اگر دریافت کننده دوست داشته باشد به مشتری شما تبدیل شود، تاثیر آن را در بازگشتی که دارد به وضوح خواهید دید. پس شروع کنید و روز خوبی برای مشتریان خود بسازید.

 

1# قانون حاکم بر بازگشت تقدیرنامه ها

اگر این یادداشت های تشکر که ما دوست داریم آنها را تقدیر نامه صدا کنیم، چنین حسی در دریافت کننده ایجاد کنند که به صداقت بعد از سپاسگذاری اهمیت می دهید، به یاد داشته باشید که شما یک کسب و کار اینترنتی را مدیریت می کنید و بدون مشتری ها شما هیچ کسب و کاری ندارید. این درست – که شما از آنها سپاسگذار هستید، و می خواهید شما را به یاد داشته باشند و از شما سخن برانند. تقدیر نامه ها راهی برای اثبات تشکر و قدردانی شما از آنان است، و چیزی است که به شما کمک می کند وفاداری آنان را بدست آورید.

در یک تجربه واقعی که هدف نهایی آن افزایش تماس و ارتباط شخصی بین برخی جوانان و کسانی که مدیریت برنامه هایشان را به عهده داشتند بود، مدیران و سرپرستان کاردهای تشکری دریافت می کردند که از سوی خانه های بازدید شده ارسال می شدند. این تقدیر نامه ها میزان بازدید ها را از 43 درصد به 78 درصد افزایش داده بودند، ولی وقتی ارسال تقدیرنامه ها فروکش کرد و به کلی متوقف شد، بازدید ها به 50 درصد کاهش پیدا کرد.

در یک تجربه دیگر، تیم یک شرکت کوچک خدمات دهی که اجازه می داد تا خیرین مدارس عمومی مناسب با انتخاب خود را برای سرمایه گذاری و کمک پیدا کنند، برای نیمی از اعضای خیرین خود یک تقدیرنامه ارسال کرد، و برای نیم دیگر هیچ یادداشتی را ارسال نکرد. 38 درصد از کسانی که تقدیرنامه ها را دریافت کرده بودند، دوست داشتند که دوباره کمک کنند. این سازمان که حتی تصمیم گرفته بود تجربه کار خود را در یک مقاله در وبلاگ سایت خود در اختیار همگان قرار دهد، از زمانی که شروع به راه اندازی بخش تقدیر از کاربر خود کرد، و ارسال نامه های واقعی، هدایای کوچک تشکر و دست نوشته ها و موارد را آغاز کرد، به میانگین دریافت کمک ماهیانه خود 41 دلار اضافه کرد، و در کل کمک های دریافتی، آنها موفق شدند میانگین کمک های سالانه خود را از 3 میلیون دلار نیز عبور دهند.

در کتاب پرفروش Influence: The Psychology of Persuasion نوشته شده توسط Robert Cialdini آمده که، که قانون عکس العمل یک انگیزه ی قدرتمند است. به طور طبیعی، ما دوست نداریم به دیگران بدهکار باشیم یا بمانیم، پس وقتی از کسی چیزی دریافت می کنیم یا کسی به ما چیزی می دهد یا می بخشد، می خواهیم به آن پاسخ دهیم. وقتی مشتری ها یک نامه قدردانی دست نوشته به عنوان یک تشکر صمیمانه دریافت می کنند، احساس می کنند باید این لطف و محبت را جبران کنند – و به طرزی ایده آل با تکرار کسب و کار شما، محصولات و خدمات همراه است.

 

2# باید ها و نباید های کاردهای تشکر و تقدیرنامه ها

در ادامه چند نکته را به عنوان یادآوری نوشته ایم که می توانید از آنها استفاده کنید تا بهترین پاسخ ها را دریافت کنید:

  • نباید از خودکار قرمز استفاده کنید، این رنگ برای هر کاری مناسب باشد برای تشکر مناسب نیست و مانند یک نامه نگران کننده به نظر می رسد. آبی یا مشکی بهترین گزینه است. شاید هم اگر از رنگ بنفشی براق استفاده کنید بسته به شخص، شاید توانستید لبخند را روی لب مشتری بنشانید.
  • باید از کارت یا تذهیبی استفاده کنید که نماد کسب و کار شما باشد. اگر کسب و کار شما دامپزشکی است از کاردهای نقاشی شده استفاده کنید، اگر یک استودیوی فیلم سازی هستید از طراحی مینیمال و تصاویر استفاده کنید، کارت پستی می تواند حاوی یک شعبده یا فوت و فن هم باشد.
  • نباید برای دست نویس خودتون بهانه جویی کنید! خوش خط بودن مهم است – تا زمانی که یادداشت شما مسیر روشنی دنبال کند، این مهم است. دست خطی که دارید مخصوص شماست، که همین نکته می تواند یک حس شخصی و واقعی را برای دریافت کننده ایجاد کنید، حسی که واقعا برای وی درک می شود.
  • باید پاسخی که می دهید در زمان درست ارسال شود، به این کار می گویند “نامه حلزونی”. این نامه ها باید به کندی ارسال شوند اما بهترین کار اینست که ارسال آنها را طول ندهید طوری که مشتری فراموش کند چرا از وی تشکر می کنید.
  • نباید چیزی باشد که ترویج های شخصی یا مواردی به کسب و کار را در خود داشته باشد – این کارد ها قرار است که احساسی که شما نسبت به مشتریان دارید و تشکری که از آنها می کنید را به دستشان برساند نه اینکه کسب و کار شما را تبیلغ کند و ترویج دهد.

2# باید ها و نباید های کاردهای تشکر و تقدیرنامه ها

  • باید نمونه های شرکت خود را خودتان انجام دهید – اگر صورت های خندان، هیجانات دوستان، سروصدای گربه ها کنار شما هستند و نقاشی ساده ای از کودک خود را هم پیش رو دارید، می توانید هرازان ایده تازه را برای اینکار امتحان کنید.
  • باید چیز کوچک اضافه ی دیگری هم وقتی استحقاقش را داشته باشد ارسال کنید، البته بستگی به مناسبت ها دارد، گاهی یک کتاب، یک عروسک یا ابزار، یک تیشرت یا شاید هم یک بلیط و…
  • نباید از لطفه و جوک هایی که دوست دارید در محتوا استفاده کنید. در این مورد شما با آنها خودمانی نیستید، کاردهای الکترونیک یک خطی انرژی و قدرت زیادی دارند که ما تصور هم نمی کنیم چنین باشد ولی هست مانند:

کارت های تشکر

 

با حال است، اما شاید در خور مشتریان شما نباشد. در عوض، می توانید فرمولی که در ادامه آمده را برای داشتن تقدیرنامه ای بهتر دنبال کنید:

 

3# پنج ویژگی مهمی که یک تقدیرنامه جادویی در خود دارد

  1. درودی بر مشتری با خطاب نام وی
  2. دلیلی روشن برای تشکر کردن، واضح و صریح می گوید چرا برای وی ارسال شده
  3. شامل جزئیاتی که بیان می کند چرا تجربه داشتن این مشتری لذت بخش است … این یک فرصت اولیه است که میتواند هوشمندانه و به طور ویژه استفاده شود
  4. تکرار تشکر
  5. پایان تقدیرنامه با یک امضا و نماد (از بهترین ها هستید، برازنده شماست، خوش قلبی محترم، خوش قلبی خون گرم، هورا، ♡ – و یا هر چیزی که برای کسب و کار شما مناسب جلوه می کند!) و در نهایت نام شما و امضای خود شما پای آن.

 

چند مثالی که از هلپ اسکات

[box type=”shadow” align=”” class=”” width=””]کریستین عزیز،

شما چهار سال مشتری هلپ اسکات بوده اید. واو! ممنون از اینکه این مدت طولانی همراه ما بوده اید، و برای تمام بازخوردهایی که هنگام آزمایش برنامه ها در فاز آزمایشی برای ما ارسال کرده اید. امیدوارم برای شما کاربرد کاملی داشته باشد – و میدانید که اگر پرسشی داشته باشید ما همیشه در خدمت شما هستیم! از شما ممنونیم که همیشه یک مشتری عالی برای ما بوده اید.

💚

مُو از هلپ اسکات[/box]

 

[box type=”shadow” align=”” class=”” width=””]سلام آرتور

از شما تشکر میکنیم که تیم خونگرم خود را برای کار روی فاز آزمایشی محصول جدید ما آماده کردید، وکالت شما برای ما یک دنیا ارزش دارد، و یک افتخار واقعی بود از اینکه با تیم شما در فرایند کاری خود کار کردیم – همینطور شما به ما کمک نمودید مشکلی را در نرم افزار خود حل کنیم که برای هزاران نفر رخ داده بود! احساس خوبی داریم که هلپ اسکات را انتخاب کردید – ممنون از اینکه باعث رشد و غنی تر شدن ما شدید. شما را در بهار آینده در همایش خواهیم دید. به امید دیدار

هورا

تیم و دیگر دوستان تو در هلپ اسکات[/box]

 

[box type=”shadow” align=”” class=”” width=””]سلام اَبی

ممنون از اینکه به وبینار این هفته مون ملحق شدی و دیدگاهی اندیشمندانه رو در مورد قانون مشتری مداری برامون درج کردی – من همیشه از نحوه کار شرکتتون و روال کاری که داره یه احساس تحسین برانگیزی داشتم. دوست داشتم این رو بهتون بگم. میدونم که با نِیل روی بروز رسانی محصول جدید ما هماهنگ کردی که آزمون ها رو پیش ببری، فوق العاده س. ولی لطفا بهم خبر بده که هر وقت تونستم مثل دستیابی بهتون کمک کنم از این کار خوشحال می شم.

خیلی خوبی

مت از هلپ اسکات[/box]

 

این یک فرمول یا فراینده ساده است. وی را خطاب کنید، برای دلیلی واضح تشکر کنید و نامه را با مورد خوبی پایان ببرید. یک هورا و امضا…

 

4# لوازم تحریر  خود را انتخاب کنید

برای تشکر کردن باید خرید کنید؟ ما طرفدار کارت تبریک های سفارشی و شخصی سازی شده هستیم، از لوگوی شرکت خود استفاده کنید، و یا اینکه یک تصویر گروهی از تیم هم می تواند جذاب باشد.

البته ما در هلپ اسکات تصمیم گرفتیم از کتابچه های حبابی جدیدی استفاده کنیم که می توانند بار غافلگیری بیشتری را به افسار بکشند و مشتری را متحول کنند. این روزها این کتابچه ها رایج شده و ما تصمیم گرفتیم استفاده بهتری آن داشته باشیم.

کتابچه متحرک

اگر دوست دارید کنترل بیشتری روی طراحی خود داشته باشید، می توانید همانند ما در هلپ اسکات از طراحی خود استفاده کنید – طراحی سفارشی انتخاب ما در هلپ اسکات است. اگر شما هم می خواهید طرحی برای شرکت خود داشته باشید می توانید از تیم خود کمک بگیرید یا اینکه طراحی خود را به یک کسب و کار در این زمینه سفارش دهید. می توانید از طرح های مختلف چاپ، شکلک ها و نقاشی های باب هر دوره به خوبی استفاده کنید اما فراموش نکنید که زبان طراحی باید با کسب و کار شما همخوانی داشته باشد. می توانید حتی پوسترها و بنرهای بزرگی تهیه کنید که لوگوی شما در گوشه کنار آن خودنمایی کند، این کار می تواند حضور برند شما روی دیوار یکی از اتاق های مشتریان را تضمین کند.

کارت پستال سفارشی هلپ اسکات 

 

5# آیا استفاده از تکنولوژی برای تقدیرنامه اشکالی دارد؟

اگر قرار باشد برای عده زیادی یادداشت های زیادی ارسال کنید و زمان کافی برای اینکار نداشته باشید، یکی از راه های زیر می تواند انتخاب مناسبی به جای تقدیرنامه های دست نوشته باشد.

 

کارت های چاپ شده

کارت های چاپ شده

از یک فونت دست نویس و خودکاری برای نوشتن نامه استفاده کنید، بهتر است روی آن وقت بگذارید و مطلب را به خوبی تهیه کنید، در نهایت می توانید کارت های خود را چاپ کنید. البته شما به این موضوع فکر خواهید کرد که مشتری می گوید” اینها که برای من یک کارت چاپ شده ارسال کردن” ولی به این موضوع توجه کنید که یک کارت بسیار شیک می تواند هر گونه نظری که دارند را مساعد کند. البته اگر شما هرچه بیشتر سعی کنید مطلب خود را شخصی تر و جزئیاتی تر بنویسید.

 

اپلیکیشن های دست نویس

اپلیکیشن های دست نویس

از اپلیکیشن های دست نویس هم می توانید استفاده کنید، البته این برنامه ها برای آمریکایی ها و اروپایی ها قابل دسترسی است و آنها می توانند خیلی راحت از این اپلیکیشن ها استفاده کنند. نمونه برجسته ی چنین برنامه هایی FeltApp است. این برنامه به کاربر اجازه میدهد تا صفحه نمایش لمسی دستگاه خود به نوشتن بپردازد و نامه دست نویس خود را برای مشتری ارسال کند، روند ارسال با این برنامه اینبار می تواند بسیار سریعتر انجام شود.

 

ربات های دست نویس

بله ربات های دستنویسی توسط یک کسب و کار توسعه داده شده اند که می توانند بر اساس خطی که شما انتخاب می کنید، با جوهری که دوست دارید روی کارتی که انتخاب می کنید متنی که نوشته اید را برای شما به تحریر درآورند و با جوهر روی کاغذ خطاطی کنند. این ربات های نویسنده هم اکنون در آمریکا برای مردم قابل استفاده هستند.

 

شما می توانید سپاسگذاری و به قولی، نمک شناسی خود نسبت به مشتری را با صداقتی بدون ریا در یک ایمیل نشان دهد، اما مناسبت های زیادی وجود دارد که می توانید به خاطر آنها یک نامه واقعی ارسال کنید.

ارسال تقدیرنامه های شخصی برای هر مناسبتی لزوما نیازمند قابل مقایسه بودن نیست و نرخ بازگشت سرمایه در این محبت ها می تواند حالتی از نیرنگ آمیزی یا اشتراک گذاری خوشحالی داشته باشد. ادامه دادن صداقت و سپاسگذاری به هر حال چیزی است که هنوز هم می تواند کار کند.

 

تقدیرنامه ها می توانند خطی باز از ارتباط شما بین مشتریان نگه دارند، که این کار می تواند نام شما را در ذهن آنها نگه دارد.

 

منبع

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *
You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>